Het projectplan

Een belangrijk hulpmiddel bij het uitvoeren van een project is het projectplan. Het projectplan bevat noodzakelijke informatie voor het management, de projectleiding en de projectmedewerkers. Een projectplan stel je op voorafgaand aan de feitelijke start van het project. Een projectplan behoort op zijn minst de volgende dikgedrukte onderwerpen te bevatten.

 

Inleiding

In dit projectplan wordt ingegaan op het nieuwe ERP- systeem van DriveChair. De aanleiding van het project is om de mensen binnen een gebouw zo efficiënt mogelijk te vervoeren van A naar B. Ons bedrijf is gevestigd in Zwolle. Op dit moment is er nog geen enkel bedrijf dat met dit idee heeft gerealiseerd. DriveChair probeert op te lossen en door middel van dit ERP-systeem te realiseren.

 

De projectopdracht

De projectgroep heeft de opdracht gekregen om binnen een periode van 7 weken een bedrijf op te starten. Het bedrijf moet efficiënt/effectief zijn. Daarnaast is het ook belangrijk dat het bedrijf niet een terughoudende houding aanneemt voor innovatieve zaken.

Om er voor te zorgen dat dit bedrijf zeer succesvol zal worden dient alle keuzes goed onderbouwd te worden en moeten trends en ontwikkelingen hierin meegenomen worden.

Het geheel wordt afgerond middels een website. Vervolgens wordt de website gepresenteerd aan de docent. Alle relevante informatie over het bedrijf is terug te vinden op de website van DriveChair (www.Drivechair.jouwweb.nl). elke week is er een bijeenkomst om eventuele vragen te stellen aan de docent en de taken in de projectgroep te verdelen.

 

De reikwijdte van het project

Het fictieve bedrijf dient binnen 7 weken af te zijn. Het is een fictief bedrijf en hoeft financieel niet haalbaar te zijn.

 

De projectorganisatie

Het team van EcoWash bestaat uit de volgende personen:

  • Thomas Prins
  • Umit Cingisiz
  • Bas Burghart
  • Thomas Berends
  • Sharbal Mamo

 

De beoogde producten

Het uiteindelijke product die door Drivechair moet worden opgeleverd is een automatische stoel die klanten brengt naar de juiste plek binnen een ziekenhuis of eventueel ander grootpand. Echter moet het ERP-pakket naast de administratie van de klanten, inkoop etc. Ook in staat zijn om een klantenanalyse uit te voeren, dit omdat we deze informatie nodig zijn voor het onderhouden van de relatie met de klant. Daarnaast is het ook belangrijk dat het pakket in staat is om de prestaties van de Drivechairs, etc overzichtelijk per periode weer te geven. Dit omdat duurzaamheid de grootste pijler is van het bedrijf.

 

De fasering

De belangrijkste activiteiten die het nieuwe ERP-systeem zal moeten uitvoeren is het bijhouden van de inkoop, voorraad, klantenanalyse en de resultaten van de Drivechair. Bij de inkoop en voorraad is het belangrijk dat het systeem aangeeft als het bestelniveau is behaald zodat Drivechair nooit zonder benodigde middelen komen te zitten. Door een simpele handeling moet het nieuwe ERP-systeem een overzichtelijke klantenanalyse weergeven. Bij het bijhouden van het rendement is het belangrijk dat Drivechair een signaal krijgt als zich er een groot verschil voordoet. Dit is noodzakelijk om kapotte apparaten snel te kunnen op te sporen.

 

Planning

Week 1:

  • Uitwerken idee
  • Beschrijven onderneming
  • Beschrijven bedrijfsprocessen m.b.v. schema
  • Informatievoorziening beschrijven a.d.v. gegevensschema

Week 2:

  • Systemen voor informatieverzorging
  • Systeembeveiliging en kwaliteitsmanagement

Week 3:

  • Gegevensopslag
  • ERD- diagram
  • Queries en big data/marketing intelligence

Week 4:

  • Business Balanced Score Card construeren
  • KPI’s koppelen aan BBSC
  • Informatiepiramide

Week 5:

  • Trends en ontwikkelingen
  • E-commerce en E-business
  • Adof- model invullen
  • Innovaties in de toekomst

Week 6:

  • Het ERP- systeem testen of het klaar is voor gebruik

Week 7:

  • Klaar voor gebruik

 

De belangengroepen

Het team van Drivechair hebben natuurlijk belang bij het realiseren van een nieuw ERP- systeem. Niet alleen wij hebben er belang bij, maar ook Dhr. Heupink. Dhr. Heupink is de begeleider van de projectgroep. Bij Drivechair werken alleen de 5 project leden. Thomas Prins, Umit Cingiciz, Bas Burghart, Thomas Berends en Sharbal Mamo zijn de leden van het project en hebben natuurlijk ook belang bij het beoogde resultaat.

 

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

De verantwoordelijkheden en bevoegdheden liggen bij alle vijf de projectleden. Samenwerking is erg belangrijk en verder is het belangrijk dat de zaken expliciet worden vastgelegd. Het is belangrijk wie welke verantwoordelijkheden bevoegdheden heeft. De leiding van het project ligt in handen van Umit Cingiciz. Thomas Berends houdt zich voornamelijk bezig met het bouwen en bijhouden van de website. Bas Burghart houdt zich bezig met het ontwerp van het ERP- systeem. Thomas Prins zal zich gaan richten op het gastenboek en zal de klachten afhandelen. Daarnaast zal zij advertenties plaatsen over het bedrijf. Sharbal Mamo zal vertegenwoordiger zijn en probeert nieuwe klanten te werven voor Drivechair.

 

De communicatie

Het team zit elke week bij elkaar om een en ander met elkaar te bespreken en de taken te verdelen. De communicatie gaat via de mail. Wanneer iemand een opdracht af heeft en deze dient op de website te worden geplaatst dan zal dit naar Umit gaan. Wanneer het ERP- systeem aangeeft dat bijvoorbeeld het frame moet worden aangevuld, dan krijgt Thomas Prins een melding daarvan en kan hij de voorraad bijvullen.

 

Mensen, middelen en kosten

De mensen die werken aan de project zijn: Thomas P, Thomas B, Umit, Sharbal en Bas. Dit zijn ook de aantal werkende voor Drivechair. Het belangrijkste middel dat nodig is voor een nieuw ERP- systeem is natuurlijk een computer. De kosten voor dit project zijn natuurlijk veel. 7 weken lang zijn de werknemers bezig en dit kost natuurlijk behoorlijk veel geld. De aanschaf van een 4-tal goede computers kost ongeveer €5.000. De overige kosten worden ongeveer op €2.000 geschat.

 

De kwaliteit

De kwaliteit van een ERP- systeem moet natuurlijk erg hoog zijn. Het management van bedrijf kiest voornamelijk voor ERP omdat het daarmee mogelijk wordt een betere beheersing (control) uit te oefenen op de bedrijfsprocessen. Het feit dat kostenvoordelen te behalen zijn met de invoering van een ERP- systeem komt pas op de 2de plaats. Kwaliteit van het werken aan het project moet ook van voldoende niveau zijn. Alle taken dienen af te zijn voor de deadline die door de projectleden is vastgesteld.

 

De risico’s en randvoorwaarden

Een risico voor het invoeren van een eigen ERP- systeem is dat het veel geld gaat kosten. Men kan ook een andere systeem aanschaffen die goedkoper maar dan moet je kijken of de kwaliteit wel goed genoeg is. Randvoorwaarde is dat er een hoge kwaliteit moet zijn en dat de afspraken die worden gemaakt nagekomen worden.