Informatiesystemen

Hier wordt beschreven welke informatiesystemen DriveChair gebruiken en hoe we ze beheren. Een goed systeem is een ERP-systeem. Een ERP-systeem is software die ondersteunend is aan alle processen binnen een bedrijf. Door het gebruik van ERP-systemen zijn organisaties in staat om het gebruik van bedrijfsmiddelen te controleren en de efficiëntie van de activiteiten te verbeteren.

 

Eisen aan het informatiesysteem

De belangrijkste aspecten die terug moeten komen uit het informatiesysteem moeten als volgt zijn:

• Snel en duidelijk overzicht van de voorraadhoeveelheden, om nee-verkopen te voorkomen
• Herinnering voor onderhoud bij bepaalde klanten
• Verleende korting aan klanten

 

Het voorraadsysteem in het ERP-pakket moet een snel en duidelijk overzicht geven van de materialen die aanwezig zijn. Dit is erg belangrijk omdat zonder deze materialen geen stoelen gemaakt kunnen worden, en DriveChair wil geen klanten weigeren of te laat leveren. Dat zou desastreus zijn voor het imago. Daarnaast is het handig om bij te houden wanneer klanten stoelen gekocht hebben en wanneer er onderhoud gepleegd moet worden om de stoelen rijdende te houden. Het is ook erg handig om te kunnen zien hoeveel korting er is verleend aan klanten.

 

Het selecteren van het juiste informatiesysteem

 

DriveChair heeft besloten om gebruik te gaan maken van een ERP-systeem. Een ERP-systeem is een geïntegreerd pakket waarin verschillende onderdelen met elkaar verbonden zijn. Het voordeel van een ERP-systeem is dat het systeem het bedrijf flexibeler maakt. Er zijn twee pakketten die in aanmerking komen voor DriveChair om de boekhouding bij te houden zijn SAP Business en Exact. SAP heeft het voordeel boven Exact vanwege de nieuwe CRM-tool waarbij het in staat is om complete klanttevredenheidanalyses te tonen. Het voordeel van Exact is dat Exact bekend is bij de medewerkers omdat ze er al eens mee hebben gewerkt en het is gebruiksvriendelijk. Het pakket dat DriveChair kiest is Exact vanwege het gemak hoe het bestuurd en onderhouden kan worden. Exact is ook goedkoper en voldoet aan de eisen van DriveChair.

 

Beheren & beveiligen informatiesysteem

 

Het beheren van een informatiesysteem vereist vakmanschap. Tegenwoordig kun je het beheren van een ERP-systeem niet overlaten aan een administratieve medewerker die wat tijd overheeft. Daarom zal Drivechair een medewerker aannemen die het ERP-systeem beheert én beveiligd. Voor het beheren zal deze medewerker regelmatig onderhoud uitvoeren en checken of er updates voor het systeem zijn. Deze medewerker zal alleen bij de achterkant van het ERP-systeem kunnen en verder geen gegevens van crediteuren en debiteuren e.d. kunnen aanpassen. Het systeem zal beveiligd worden met meerdere firewalls. Eenmaal per jaar zal ons beveiligingssysteem worden getest door hackers die door ons ingehuurd worden.